En el mundo empresarial, la correcta gestión documental es un aspecto esencial que garantiza no solo el cumplimiento normativo, sino también la eficiencia operativa y la protección de información confidencial.
La custodia de documentos implica mucho más que simplemente almacenar archivos; se trata de establecer procedimientos organizados que permitan la conservación, seguridad y accesibilidad de los mismos, cumpliendo con los requisitos legales y mejorando la operatividad interna de las empresas.
¿Qué es la custodia de documentos y por qué es importante?
La custodia de documentos es el conjunto de acciones destinadas a la organización, almacenamiento, protección y conservación de la documentación empresarial, asegurando que los registros estén disponibles cuando sean necesarios y se mantengan protegidos contra accesos no autorizados o pérdidas.
Las empresas generan un gran volumen de información en su actividad diaria, incluyendo contratos, facturas, informes contables, registros de empleados, documentos legales y expedientes administrativos. Mantener esta documentación en orden no solo facilita la gestión interna, sino que es clave para evitar sanciones por incumplimiento normativo y para mejorar la eficiencia de la organización.
El mal manejo de documentos puede acarrear múltiples riesgos, como:
- Pérdida de información crucial, afectando la operativa diaria.
- Filtraciones de datos sensibles, comprometiendo la seguridad de la empresa y de terceros.
- Dificultades en auditorías o inspecciones, al no contar con los registros adecuados.
- Posibles sanciones legales, debido al incumplimiento de normativas de protección de datos y conservación documental.
Por estos motivos, la custodia documental debe ser una prioridad para cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector.
Normativas y regulaciones sobre la custodia de documentos
Dependiendo del país y del sector de actividad, la custodia de documentos está regulada por distintas normativas que establecen plazos de conservación y medidas de seguridad. En España, las principales normativas que rigen la gestión documental incluyen:
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): establece requisitos estrictos sobre la gestión y protección de datos personales, con especial énfasis en la privacidad y en los derechos de los individuos sobre su información.
- Ley de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD): complementa el RGPD y especifica requisitos adicionales sobre el almacenamiento y conservación de documentos que contienen datos personales.
- Código de Comercio y normativa fiscal: establece la obligación de conservar ciertos documentos contables y financieros durante al menos 6 años.
- Ley General Tributaria: regula la conservación de documentos fiscales durante un mínimo de 4 años.
- Normativa laboral y de seguridad social: obliga a mantener registros de contratos y documentación laboral durante 4 a 5 años, dependiendo del tipo de documento.
La correcta aplicación de estas normativas es fundamental para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento legal en la gestión documental.
Beneficios de una adecuada custodia de documentos
Una gestión documental eficiente aporta múltiples beneficios a la empresa, tanto en términos operativos como de seguridad y cumplimiento normativo. Entre los principales beneficios encontramos:
Optimización de los procesos internos
Cuando los documentos están bien organizados y accesibles, los tiempos de respuesta se reducen significativamente. Esto mejora la productividad y facilita el acceso a información relevante sin retrasos innecesarios.
Mayor seguridad y confidencialidad
El manejo seguro de documentos evita accesos no autorizados y minimiza el riesgo de filtraciones o usos indebidos de información. Esto es especialmente importante para datos personales y documentos estratégicos.
Cumplimiento normativo y reducción de riesgos legales
Contar con una política de custodia documental garantiza que la empresa cumple con las normativas vigentes, evitando sanciones y problemas legales derivados de la pérdida o eliminación indebida de documentos.
Ahorro de espacio y digitalización eficiente
Externalizar la custodia de documentos o implementar soluciones de digitalización permite reducir la necesidad de almacenamiento físico, optimizando los espacios de trabajo y reduciendo costos operativos.
Mejor respuesta ante auditorías e inspecciones
Tener documentación ordenada y correctamente archivada facilita la respuesta ante auditorías internas o externas, permitiendo demostrar transparencia y cumplimiento normativo.
¿Cómo implementar un sistema eficiente de custodia de documentos?
Para una correcta custodia de documentos, es recomendable seguir una serie de pasos y buenas prácticas que aseguren la organización, conservación y seguridad de la información:
1. Identificación y clasificación de documentos
Es fundamental determinar qué tipo de documentos se manejan y establecer categorías específicas según su naturaleza y uso (contratos, documentos contables, registros laborales, etc.).
2. Definir tiempos de retención
Cada documento debe conservarse según los plazos legales establecidos. Un plan de retención documental permitirá eliminar archivos innecesarios una vez superado el periodo de conservación obligatorio.
3. Establecer políticas de acceso y permisos
No todos los empleados deben acceder a toda la documentación. Implementar niveles de acceso según las funciones de cada trabajador es clave para la seguridad de los documentos.
4. Uso de tecnología y digitalización
La gestión documental digital permite optimizar el almacenamiento y mejorar el acceso a la información. Existen herramientas avanzadas que facilitan la organización, búsqueda y recuperación de documentos de manera eficiente.
5. Externalización de la custodia documental
En muchos casos, externalizar la custodia de documentos a empresas especializadas puede ser una opción segura y eficiente. Estas compañías ofrecen servicios de almacenamiento, digitalización y gestión documental cumpliendo con altos estándares de seguridad.
6. Destrucción segura de documentos
Cuando los documentos cumplen su periodo de retención, deben ser destruidos de manera segura para evitar el acceso no autorizado a información sensible. Para ello, es recomendable el uso de empresas certificadas en destrucción de documentos.
La custodia de documentos es una tarea esencial para cualquier empresa que desee garantizar la seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo en la gestión de su información. Un sistema adecuado de custodia documental permite optimizar procesos, reducir riesgos legales, mejorar la seguridad de los datos y facilitar la accesibilidad de la información cuando sea necesaria.
Adoptar medidas como la digitalización, establecimiento de políticas claras de acceso y conservación, y en algunos casos la externalización del servicio, contribuirá a una mejor organización y protección de la documentación empresarial.
Invertir en una gestión documental eficiente no solo es una medida de seguridad, sino una estrategia clave para la sostenibilidad y el crecimiento de cualquier empresa.
