¿Cuál es la relación entre compliance y protección de datos?

En un mundo cada vez más digitalizado, el cumplimiento normativo (compliance) y la protección de datos personales se han convertido en pilares fundamentales para garantizar la sostenibilidad y reputación de las organizaciones. 

Estos dos conceptos están intrínsecamente relacionados, ya que las normativas sobre privacidad, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), exigen que las empresas adopten un enfoque proactivo en la gestión de los riesgos asociados al tratamiento de información personal.

Relación entre el Compliance y la Protección de Datos

El compliance implica que una organización implemente medidas, procedimientos y controles para identificar, prevenir y gestionar riesgos de incumplimiento de normativas externas e internas que impacten su actividad. Entre estas normativas se incluye la legislación en materia de protección de datos, dado que afecta a la mayoría de las organizaciones y exige su cumplimiento obligatorio.

La normativa sobre protección de datos, como el RGPD, introduce el principio de responsabilidad proactiva o accountability. Esto significa que las organizaciones deben demostrar que han adoptado medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales que gestionan.

Integrar la protección de datos en el programa de compliance facilita este principio, ya que en dicho programa se incluyen las medidas y controles necesarios para gestionar los riesgos de incumplimiento, así como los procedimientos para mitigarlos.

El compliance se fundamenta en la identificación de riesgos y su prevención, un enfoque que también es clave en la protección de datos. Ambos conceptos comparten una base común: identificar los riesgos inherentes y aplicar soluciones desde el diseño para reducir su impacto. Por tanto, el compliance aborda riesgos de forma general y en diversos ámbitos, mientras que la protección de datos se centra específicamente en la gestión segura y confidencial de la información personal.

GDPR Compliance: ¿Qué significa?

El término «GDPR Compliance» hace referencia al cumplimiento de las obligaciones establecidas por el RGPD dentro de las empresas y organizaciones. Esto implica incorporar las exigencias de la normativa europea de protección de datos dentro de las políticas de cumplimiento normativo de la entidad.

En la práctica, el GDPR Compliance consiste en diseñar medidas que aseguren un tratamiento adecuado de los datos personales, incluyendo revisiones constantes para mantener el cumplimiento a medida que evoluciona el entorno regulatorio.

Riesgos de incumplimiento del RGPD

La falta de cumplimiento del RGPD puede derivar en sanciones económicas considerables, que en casos graves alcanzan los 20 millones de euros o el 4 % de la facturación global anual. Además de las multas, el impacto en la reputación de la empresa puede ser significativo, ya que las personas son cada vez más conscientes del uso que las organizaciones hacen de sus datos personales.

Algunos ejemplos de riesgos derivados del incumplimiento del RGPD incluyen:

  • No realizar análisis de riesgos previos al tratamiento de datos.
  • No llevar a cabo evaluaciones de impacto cuando el tratamiento conlleve riesgos elevados.
  • Falta de implementación de medidas de seguridad apropiadas.
  • Uso de datos personales sin base jurídica adecuada.
  • Gestión inadecuada de brechas de seguridad.
  • No ofrecer mecanismos para que los interesados ejerzan sus derechos.
  • Omisión en la designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO) cuando es obligatorio.

La correcta integración de la protección de datos en un plan de compliance permite abordar estos riesgos de manera estructurada, reduciendo tanto la probabilidad de incumplimientos como sus consecuencias.

Cómo un plan de compliance apoya el cumplimiento del RGPD

Un plan de compliance bien estructurado incluye medidas específicas para garantizar el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD. Esto se logra trasladando los riesgos de protección de datos al plan general y estableciendo controles, procedimientos y responsables específicos para gestionarlos.

Entre los beneficios de incluir la protección de datos en el programa de compliance están:

  • Mayor control sobre las medidas de seguridad en toda la organización.
  • Protocolos claros para empleados y responsables de tratamiento de datos.
  • Implementación del principio de responsabilidad proactiva, al integrar la protección de datos en las políticas y procesos corporativos.

Además, una integración adecuada del cumplimiento normativo en esta área no solo previene sanciones, sino que también contribuye a la mejora de la reputación corporativa.

¿Puede el DPO y el Compliance Officer ser la misma figura?

Aunque no existe una prohibición explícita, combinar los roles de Delegado de Protección de Datos (DPO) y Compliance Officer puede no ser la opción más eficiente, dependiendo del tamaño y la complejidad de la organización.

Una alternativa recomendable es integrar la figura del DPO dentro del equipo de compliance, de modo que ambos roles puedan coordinarse de manera eficaz, evitando sobrecargar a una sola persona.

La protección de datos como parte de las políticas de compliance

Integrar la protección de datos en las políticas de compliance dota a esta normativa de un enfoque transversal en toda la organización. Esto garantiza que la seguridad y confidencialidad de los datos personales sean una prioridad en todas las áreas y procesos donde se gestionen.

Al adoptar esta perspectiva, las empresas refuerzan su compromiso con la privacidad y logran una ventaja competitiva, al demostrar un alto nivel de responsabilidad en la gestión de los datos personales.

El cumplimiento normativo y la protección de datos no solo comparten principios esenciales, como la gestión proactiva de riesgos y la implementación de medidas preventivas, sino que se fortalecen mutuamente al integrarse de manera efectiva en las políticas corporativas. 

Garantizar el cumplimiento del RGPD mediante un plan de compliance estructurado no solo minimiza los riesgos legales y económicos, sino que también mejora la reputación y la confianza de los clientes y colaboradores en la organización.

Asimismo, reconocer la importancia de figuras clave, como el DPO y el Compliance Officer, y establecer protocolos claros permite abordar los desafíos de la protección de datos de manera integral. 

En definitiva, incluir la protección de datos como parte del programa de compliance es un compromiso con la transparencia, la responsabilidad y la sostenibilidad en un entorno empresarial cada vez más complejo y exigente.

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