El “compliance” dejó de ser sinónimo de papeleo. En 2025, es una palanca de confianza, acceso a licitaciones y ahorro de sanciones. 4DLegal es una consultora especializada en compliance con foco en digitalización e IA aplicada a la gestión de riesgos, lo que permite a las pymes implantar programas ágiles y medibles.
Guía práctica para cumplir con el compliance en 2025
Paso 1. Diagnóstico express de riesgos (2 semanas)
El primer paso consiste en mapear las áreas críticas que afectan a la empresa, como privacidad y RGPD, cuestiones laborales e igualdad, gestión de proveedores, control de pagos y efectivo, y ciberseguridad. Una vez identificadas, se deben priorizar los riesgos en función del impacto y la probabilidad, definiendo controles mínimos razonables para evitar caer en el “over-compliance”. Como entregables de esta fase, se obtiene una matriz de riesgos y un plan de acción con horizonte de 90 días.
Paso 2. Políticas esenciales “vivibles”
- Evita manuales de 100 páginas. Para arrancar, céntrate en 5 políticas: Código ético, Protección de datos, Seguridad y acceso a la información, Relación con terceros y Anticorrupción/obsequios.
- 4DLegal ofrece políticas y protocolos de privacidad listos para adaptar por sector.
Paso 3. Canal de denuncias (Ley 2/2023)
- Si tu empresa tiene 50+ personas o estás en ámbitos como PBC/FT, necesitas un Sistema Interno de Información.
- Requisitos clave: confidencialidad, posibilidad de denuncias anónimas, acuse en 7 días y resolución en 3 meses (ampliable).
- Plazos de implantación: ≥250 personas: 13/06/2023; 50–249 personas: 01/12/2023.
Paso 4. RGPD bien hecho (y cuándo necesitas un DPO)
Cumplir con el RGPD exige registrar todos los tratamientos de datos, minimizar la información que se solicita y procesa, fijar las bases legales de cada tratamiento y establecer plazos de conservación claros.
Además, se debe nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO) en los casos contemplados por el artículo 37.1 del RGPD, como cuando se realizan actividades de monitorización a gran escala o se tratan datos sensibles a gran escala.
Paso 5. Due diligence de terceros
- Clasifica proveedores por riesgo y exige cláusulas de cumplimiento, anexos de privacidad y derechos de auditoría.
- Puntúa y segmenta según criticidad.
Paso 6. Formación y cultura (microlearning trimestral)
La formación en compliance debe evolucionar del clásico curso anual a un modelo más ágil y continuo. La recomendación es sustituir la formación extensa por píldoras cortas impartidas de manera trimestral, abordando temas clave como el phishing, la privacidad by design, los conflictos de interés y el uso correcto del canal de denuncias.
Paso 7. Medición: 10 KPIs que importan
La medición del programa de compliance debe basarse en indicadores claros y accionables. Entre ellos se encuentran:
- % riesgos con control implantado
- Tiempo medio de cierre de denuncias
- % contratos con cláusulas de cumplimiento
- Incidentes de datos por trimestre
- Auditorías superadas
- % personal formado
- NPS de compliance interno
- Brechas reportadas
- CAPEX/OPEX en medidas críticas
- Reducción de sanciones/claims
Paso 8. Certificaciones como acelerador comercial
Para sectores públicos o tecnológicos, valora ENS e ISO 9001 como ventaja competitiva e integrables en tu programa de compliance. 4DLegal acompaña estos procesos como parte de su porfolio.
¿Quieres pasar de cero a un programa de compliance mínimo viable en 90 días? 4DLegal diseña e implanta sistemas completos (RGPD, canal de denuncias, DPO, igualdad y certificaciones) con herramientas digitales e IA.